抄送什么意思 密件抄送 什么意思

Hi，早上好~

前段时间公司在招人，我们收到了大量的求职邮件。看求职邮件是很有意思的一件事，除了能发掘能人志士，还不时可以在头晕眼花之际，发现一些有趣的求职邮件。

那些邮件正文是空白的，是第一轮就被剔除的。还有一些邮件名是“来自火星的XXX”“滚吧~去吧~”这种萌系邮箱显示名的，印象分大打折扣。

被一轮可爱求职者的邮件轰炸过后，当即就决定写一写求职要注意的点。

看着一堆让人出戏的邮件，我倒是迫不及待想跟大家分享一下“怎么写邮件”这个看似很简单、实则存在很多雷区的课题。一封糟糕的邮件，不仅仅会让你错失工作机会，还很可能影响到你在职场上的晋升空间。

一封高效的邮件，远不止写上两句，按出“发送”键那么简单。今天我们细数8个常见的邮件雷区，来看看你中过几条？

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不要发空白主题/正文的邮件

相信你们不少人都收到过邮件主题为空白或是“来自XXX的问候”的这类型邮件吧？我这急性子每次看到都要翻白眼，甚至很多次都有直接删掉的冲动。

请果断选择“取消”，然后回去加个主题吧！

把一封邮件看作一个人的话，邮件的主题是这个人穿的衣服。收件人最先看到的就是你的邮件主题。邮件主题最忌讳的就是空白，空白主题就等于你没穿衣服了，对收件人是非常无礼的！一封好的主题一定要精炼概述你这封邮件的主要内容。写邮件的时候一定要明确清楚：你要让收件人从邮件里获取什么信息。

举个求职邮件的例子，如果HR在发布职位信息的时候没有写特别要求邮件主题的命名方式，你就应该通过邮件主题主动表明来意：

应聘者肯定不止你一个人，如果你不写清楚，就很可能让招聘单位在千百封邮件里面错过你了。关键字把握好了，也方便HR在后面搜索邮件的时候马上就能找到你。

我们经常收到一些招聘邮件主题只写了名字，需要点开邮件打开CV之后才知道这是要应聘哪个部门的具体哪个职位。这样的后果是：你的邮件就被漏掉了。

很多时候HR是招聘邮件的一道窗口，他们会需要根据收到的求职邮件按照部门区分，再转给相应的用人部门。多换位思考，给他人多点方便，也是给自己多点机会。

再来个日常邮件沟通的例子，假设你要追你的上司在明天下班前给你回复确认某个很重要的事情，这个时候的邮件你该怎么写？

这么一个邮件主题，简单明了地就把目的讲清楚了，醒目的间隔也方便收件人一下子就在N封邮件中抓到重点。有责任感的上司看到这么个主题就肯定会优先处理起来。不过要注意“紧急”这种关键词不能太过频繁地使用。用多了会有“狼来了”的负面影响。

按这个万能主题公式基本不会错：【关键词/项目名】时间（如有）+需要做什么

值得提醒的是，邮件主题不能过长，最好控制在15个字以内，不然就失去精炼概括的效果了。

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不要用毫无指向性的称呼

行为学家说，第一次见面的印象会在8秒内形成。而邮件开头的称呼，就像是你通过邮箱“见面”的第一句话。如果你是给陌生人发邮件（尤其在求职的时候），就要注意称谓的选择。

这里首先要杜绝的是某宝盛行的“亲~~”式表达，且不说这字太腻歪不适合正式邮件，像这种没有明确指向具体“某人”的称呼，尽量不要用！

如果是发给陌生人，也请充分做一下功课，尽量找下到底是张三还是李四。写得越明确，你的邮件就越能得到收件人的青睐，毕竟着邮件是“对我说的”。再说了，你花了功夫，收件人是能感受到的。

跟称呼紧密相连的是寒暄，都说“伸手不打笑脸人”，套在这里用就恰到好处了。如果这个人是你认识的，你可以在发邮件前先去看看TA最近是不是家有喜事或者出去旅游回来了？

收到这种体现着关心和关注的邮件，你跟收件人的距离也就拉近了。但是也请注意不要寒暄过多，请控制在两句以内，不然一不小先就容易歪楼了。

但是寒暄这个也是不同国家有不同风气的。有一个朋友在法国企业工作，他们工作邮件相当冗长，一段话里2/3在抒情、寒暄，其实要表达的话就一句。也许这是法国特色吧？

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不要随意用红字

很多人习惯用红字来划重点吧，我想告诫你们的是，操作需谨慎。着重强调就加粗，千万不要用红色，红色在很多人眼里是表示“红灯停”这类警戒的含义。

传统观念还认为，一般红字的书信都是绝笔书或者绝交信，有厌恶跟绝交的意思。此处请各位脑补一下“血书”。

红字较多的用在上级对下级的批示里面，代表更高的权威和地位。所以，请不要滥用。

如果需要强调的话，可以选择其他颜色、加粗或者加上荧光底色。但要多嘴提醒一下，一封邮件里面最好不要出现超过3种不同颜色的表达，就跟穿衣服一样，多了容易感觉不舒服。重点太多，就没重点了。

感受下全篇都是重点的杂乱无章

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不要大段啰嗦讲不到重点

邮件本身就是一个简便快速的沟通工具，重点在于信息的简洁明了。我最怕看到的就是那种一大段的陈述性邮件，看着都替发件人觉得累。

如果是陈述一件事情的多个特点/步骤，我的建议是可以列点：1/2/3/4...这么下来就可以轻松把一大段复杂的文字，简要地表达清楚。

这点让我想起了《欢乐颂2》里面，安迪写给应勤的列点“道歉”邮件，确实是很巧妙地侧面反映出安迪的职场女精英形象。

条理清晰，逻辑严谨，让应勤这个程序员也措手不及

如果是有多维度的陈述或者对比，那就列个表吧。收件人看得轻松，列表时还可以理清自己的思路，一举两得。同样一件说活动流程的事情，选择用纯文字陈述还是清晰列表，收件人对信息的消化程度也大不相同。

小伙伴咩小姐以前是在外企做品牌公关的，每天都要跟上百封邮件打交道，她说写邮件最喜欢就是列表，尤其是遇到对比活动物料、写活动rundown、发预算审批时，表格是万能的！一个表格可以省下N句描述性的话，清晰明了不废话。

这里想跟大家划重点的就是要选择恰到好处的表达形式。除了上面提到的列点、表格之外，还有图表、图片等等五花八门的形式，关键就是清晰表达你的意思。

邮件沟通就是发件方与收件方之间，信息输出跟信息解码的过程

选词造句跟表达形式的选择，是发件人的一门重要技术活，这直接影响着信息接收者的理解。依我看，选好了表达形式，选词造句也就简单多了。

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不要用错抄送功能

据我多年的观察，大多数职场小白跟不少混迹职场N年的职场人，都用不好甚至不理解“抄送”这个功能是作何用处的。

抄送我们一般叫做CC，英文全称是Carbon Copy，是概述抄送的意思。跟收件人不一样，被抄送人一般都不需要答复或批复等进一步的动作，被抄送人的主要作用是“被知会”。

其实挺多人对抄送这个功能满怀恶意，尤其是那些在职场上深受往来邮件抄送满天飞“祸害”的人。收发邮件多年，真心觉得抄送功能很强大。如果这点没做够，容易引来不必要的纠纷。

在跨部门或对外沟通的时候，一定要抄送你的直属上司或部门领队。每个部门都是一个团队，这个部门发出去的东西都代表这个团队。如果部门领队从外部，而不是通过你得知相关的事情，那你等着被挨骂吧！

还有令我深有体会的一点是，被抄送人很多时候都可以帮你推进事情的进展。这是向有关人士表明你希望他们能帮助到你们的“小伎俩”。

再来举个例子，某项紧急的事情，你要在半天之内获取A跟B（B是A的上司）的邮件审批。这个时候，在获取了A同意后，你把邮件再发给B的时候，将A抄送在内，B的审批就会来得更快速了。

这里面有什么规则？我们理清一下这里面的关系：

1) A的角色在这个过程里，起的是作为一个“预审批”的作用，等于是帮B提前把关。

2) B看到A被抄送在邮件里面，就心里明白A已经帮TA进行过把关了，批起来更“爽快”点。

3) 如果发现短时间批不下来，你还可以跟A沟通，让TA来协助你通过邮件或一通电话来获取B的审批，这种形式还可以有效避免职场上敏感的“越级”问题。

但是，并不是所有场合都适合用抄送。如果你是需要获得帮忙的，最好在邮件发出前先寻求被抄送人的同意，不然他们很可能会因为被强行拉入某个对话而产生反感。

还有一种情况挺容易触雷的，就是群发邮件！曾经试过有一位销售同事给一群客户发活动邀请函，直接把所有客户的邮箱都直接放在了收件人那一栏里。收到邮件的客户就有马上跑来跟他投诉这个做法，因为这样让他的邮箱没有了任何隐私。

上面这种投诉还算是小事，毕竟如果其中有客户不怀好意，通过邮件来来联系其他客户，对比报价这种敏感信息，那后果就细思极恐了。

如果这位销售能充分利用好强大密抄（BCC）功能，相信就能避免这种问题了。这个功能尤其适合群发邮件。如果有多个收件人，他们没有允许分享自己的电子邮件地址的情况下，使用BCC保护隐私。

被密抄的人是可以看到收件人跟被抄送人是谁的，但是反过来，他们是对有BCC的情况毫不知情的。所以，这个功能也很适合告密...但我衷心建议你们谨慎使用。

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不要忽视附件的细节

下面这种N个附件，但完全没有附件说明的邮件，你们有收到过或者发过吗？

大多数时候，邮件正文是概要，附件才是核心的重要文件，但却是大家在发邮件的时候组容易忽略的细节。

所以如果有附件的存在，就需要在正文里面提到两个重点：1) 有附件；2) 附件是什么。

尤其当你的邮件中有不止一个附件的情况，那就要特别注意附件文件的命名，不然在搞不清1/2/3/4/5几个附件分别是什么的情况下，像我这种急性子的收件人是会“一秒上火”的。

我的建议是，花1一分钟时间，将每个附件命名前分别加上序号，然后在邮件正文中一一列清楚。只需要多花1分钟，可以省下你后面花在解释说明上的N多分钟。清晰的邮件，可以给大家留下更好的印象。方便别人，也是给自己方便。

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不要忽视邮件签名

邮件的每个组成部分都是有所作用的，邮件签名也不例外。很多小伙伴可能就说，我明明电邮地址就有写清楚我是谁了，为什么还要那么麻烦？

如果你的收件人跟你并不熟悉，还真的可能读完整封邮件就忘了你是何许人了，所以请务必不要偷懒！如果不愿意每次都手动输入签名档，问一下度娘就可以帮你轻松设置好固定在邮件结尾的邮件签名了。

简单通用的一个例子

邮件签名里面除了涵盖你的名字之外，最好还能附上你的联系方式，方便收件人读完之后可以轻松联系到你。如果是正式的商务往来，公司名跟职务也最好附上。不过，现在很多公司已经有这种标准化的电子签名档了，并不需要我们自己操心太多。

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不要粗心大意，不要意气用事

邮件发送出去之前请一定要花点心思检查一下，好吗？如果是满篇错漏的文字，相信收件人看到了之后也会对你的工作态度打个问号。

检查的时候还要注意字体的使用，如果你是热衷于使用一些可爱有特色的字体的，也请不要用在邮件里面。因为收件人可能因为没有安装你用的这款字体，而看到一堆凌乱而参差不齐字。我个人推荐的是英文用Arial跟Times New Roman，中文用宋体或者华文细黑。

还有一点特别容易被忽视的就是请在发邮件前检查一下你的邮箱显示名！当然，如果你不是用于职场，也不是用于求职，那没有关系，爱用阿猫阿狗火星文都可以。但在职场跟求职的时候，我的建议是将邮箱显示名设置成自己的名字，让收件人不用猜都知道你是谁。

看到这个名字的来应聘销售，你觉得靠谱吗？

还有还有，就是千万不要在生气的时候写邮件或者回复邮件。这种时候，容易出来一些情绪化的“罪证”。毕竟邮件是用来进行工作沟通的，我们都要理性对待。再说了，何必为自己的情绪化留下白纸黑字的“罪证”呢？

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啰嗦了那么多，可能有些人抖机灵说错了可以撤回啊？不！以大多数企业都在用的outlook为例，如果你的收件人已经打开了你的邮件，你撤回也没有用的了，所以请千万不要抱有侥幸心理。

最后我还想提醒一句：发邮件前，请想清楚你要沟通的事情发邮件是不是最佳沟通方式？邮件最适合的是简单重要，而又需要有文字记录的事情。如果项目太复杂的话，最好考虑先开个开会，再通过邮件确认。